Руководство неорганизованным сотрудником может свести с ума любого. Как помочь несобранному человеку наладить более систематическую работу? Как сделать так, чтобы он помнил о встречах, записях в календарях и письмах в электронной почте? Возможно ли в принципе помочь сотруднику справиться с природной склонностью к беспорядку?
Что говорят эксперты
Даже если у вас самого не всегда чистый стол и упорядоченный список дел, необходимость руководить неорганизованным человеком может расстраивать и вызывать стресс. «Вы можете испытывать тревогу, потому что не знаете, допустил ли этот человек ошибку и успевает ли он с работой в срок», — говорит Элизабет Грейс Сондерс, автор книги «How to Invest Your Time Like Money». Возможно, вам сложно представить, что другие люди работают не так, как вы. «Одна из основных причин, по которой вы расстраиваетесь, состоит в том, что они действуют по-другому», — добавляет она. Решение проблемы может оказаться непростым, но часто это необходимо. Ваша цель заключается в том, чтобы сформулировать, что нужно команде и что нужно вам, как руководителю, для максимальной продуктивности и эффективности, говорит Линда Хилл, профессор Гарвардской школы бизнеса и соавтор книги «Трудно быть боссом». Вот несколько стратегий, которые помогут.
Проанализируйте масштаб проблемы
Во-первых, четко определите «причину и следствие» неорганизованности вашего подчиненного, советует Хилл. Начните с того, в чем эта неорганизованность выражается. «Кипы бумаг повсюду? Сорванные сроки? Постоянные опоздания на встречи?» Затем подумайте о том, как поведение этого сотрудника мешает работе команды. Спросите себя: «Приводит ли подход к работе этого человека к отрицательным последствиям или он просто отличается по стилю?» Если ваш подчиненный неорганизованный, но в целом надежный человек, возможно, не стоит вмешиваться, считает эксперт. Сондерс соглашается: «Подумайте, какие вопросы стоит поднять, а какие — не стоит». Например, какой бы беспорядок ни царил на столе у сотрудника (и как бы он вас ни раздражал), в большинстве случаев это не так важно для работы.
Проявите эмпатию
Подумайте о «причине, лежащей в основе этого поведения», говорит Хилл. Всегда ли ваш сотрудник был таким неорганизованным? Или это новое для него поведение? Проявите чуткость и понимание. «Вы можете не знать, с каким трудом дается этому человеку продуктивная работа», — отмечает эксперт. Возможно, ваш подчиненный страдает СДВГ (синдром дефицита внимания и гиперактивности) или столкнулся с другими проблемами, еще больше мешающими ему быть организованным. Сочувствие поможет вам отнестись к сотруднику без осуждения и обвинений, добавляет Сондерс. Признайте, по крайней мере, что аккуратность свойственна не всем. Возможно, то, что легко для вас, очень сложно для других. И (немного скромности не повредит) не забывайте, что вы тоже не идеальны.
Поговорите с сотрудником
Если поведение сотрудника наносит ущерб продуктивности всей команды, нужно поговорить с ним, считает Сондерс. Помогите своему подчиненному понять последствия его неорганизованности. Возможно, из-за сорванных им сроков компания превысит бюджет по проекту, либо он создаст кризисную ситуацию для других членов команды в будущем и компания будет плохо выглядеть в глазах клиентов. Обсудите с ним, как исправить ситуацию. Скажите, например, что предпочитаете, чтобы работа делалась заранее, если ваш подчиненный откладывает ее до последнего момента. Сондерс рекомендует сказать: «Если дедлайн в пятницу, и ты сдаешь мне свою часть проекта в 11 утра, я волнуюсь, потому что не успеваю дать обратную связь. Поэтому с сегодняшнего дня ты должен будешь присылать мне свою часть к утру четверга, чтобы можно было просмотреть ее и внести изменения, если они понадобится». Помните, что вы руководитель и можете «требовать исполнения некоторых вещей».
Поделитесь лучшими практиками работы
Вы можете помочь подчиненному личным примером. Расскажите, как вы систематизируете свою работу, и объясните, как следить за всем необходимым, предлагает Сондерс. Покажите ему, например, свой список задач по проекту. «Возможно, вы делаете что-то простое, но другой человек мог просто не думать об этом», — говорит эксперт. Имейте в виду, что люди, у которых на столе беспорядок, чаще обладают хорошей зрительной памятью и поэтому для них эффективнее будет планировщик на бумаге или доске, а не в таблице Excel, отмечает Сондерс. Можно сделать обмен лучшими практиками командной задачей, но не перестарайтесь. «Делиться опытом — хорошо, но люди не должны быть обязанными пользоваться этими советами. Все устроены по-разному, поэтому необходимо проявлять гибкость», — отмечает эксперт.